Odbiór przesyłki z awiza
Na awizie znajduje się informacja, gdzie i od kiedy można odebrać przesyłkę. Nie należy zakładać, że czeka ona w placówce najbliższej miejscu zamieszkania — wskazany punkt może być inny. Przed wyjściem dobrze sprawdzić także termin odbioru i godziny pracy placówki, szczególnie jeśli wizyta ma się odbyć po pracy lub w sobotę. Do odbioru potrzebny jest dokument pozwalający potwierdzić tożsamość. Gdy przesyłkę ma odebrać inna osoba, zasady zależą od jej rodzaju oraz wymaganego pełnomocnictwa. W przypadku pism urzędowych lub sądowych nie należy odkładać odbioru na ostatni dzień: upływ terminu przechowywania może mieć skutki niezależne od tego, czy adresat zapoznał się z treścią pisma.
Nadanie listu lub paczki: co ustalić przed wizytą?
Przy liście liczy się przede wszystkim to, czy potrzebne jest potwierdzenie nadania i możliwość śledzenia przesyłki. List polecony daje dowód jego przyjęcia, a dodatkowe potwierdzenie odbioru może być przydatne przy dokumentach, dla których istotna jest data doręczenia. Zwykły list może wystarczyć do korespondencji, która nie wymaga takiego potwierdzenia. Przed wizytą należy przygotować czytelny adres odbiorcy, adres nadawcy oraz sprawdzić, czy dokumenty trzeba wysłać w oryginale. Jeżeli liczy się konkretny termin, dobrze ustalić wcześniej, jakie znaczenie ma data nadania dla danej sprawy — nie każda przesyłka i procedura podlega tym samym zasadom.
Paczkę najlepiej zapakować jeszcze przed przyjściem do placówki. Karton powinien być dopasowany do zawartości, a puste miejsca zabezpieczone tak, by przedmioty nie przesuwały się w transporcie. Stare etykiety i kody kreskowe trzeba usunąć lub zakryć. Na cenę oraz dostępne sposoby wysyłki wpływają między innymi waga, wymiary, kierunek doręczenia i wybrane usługi dodatkowe. Przy przesyłce zagranicznej mogą być potrzebne informacje o zawartości oraz dokumenty celne; wymagania zależą od kraju docelowego. Przed nadaniem przedmiotów wartościowych, delikatnych albo takich, co do których istnieją ograniczenia przewozu, należy sprawdzić warunki konkretnej usługi.
Godziny pracy i zakres usług placówki
Nie każdy punkt pocztowy obsługuje wszystkie sprawy w taki sam sposób. Przed wizytą z przekazem, przesyłką zagraniczną lub większą paczką najlepiej telefonicznie potwierdzić zakres usług oraz godziny przyjmowania przesyłek. Godzina zamknięcia placówki nie musi oznaczać, że przesyłka nadana tuż przed nią wyruszy jeszcze tego samego dnia. Opinie klientów mogą pomóc ocenić czas oczekiwania i organizację obsługi, lecz informacje o godzinach oraz dostępnych usługach bywają w nich nieaktualne. Po nadaniu należy zachować potwierdzenie z numerem przesyłki do czasu doręczenia lub wyjaśnienia ewentualnej reklamacji. W razie zagubienia albo uszkodzenia paczki numer ten ułatwi ustalenie jej statusu i zgłoszenie sprawy.