Zagrożenie pożarowe a sprawa urzędowa
Pożar, zadymienie, podejrzenie ulatniania się gazu lub inne bezpośrednie zagrożenie dla ludzi i mienia zgłasza się pod numerem alarmowym 112 lub 998. Nie należy w takiej sytuacji szukać numeru biura jednostki ani jechać do jej siedziby. Podczas rozmowy trzeba podać możliwie dokładne miejsce zdarzenia, opisać zagrożenie, wskazać, czy ktoś potrzebuje pomocy, i odpowiedzieć na pytania przyjmującego zgłoszenie. Jeśli zdarzenie ma miejsce w budynku wielorodzinnym, pomocne będą numer klatki, piętro oraz informacja o dostępie do posesji. Dane kontaktowe podane przy jednostkach służą przede wszystkim do spraw, które nie wymagają natychmiastowej interwencji.
Gdzie kierować wniosek lub pytanie
Komenda Państwowej Straży Pożarnej prowadzi również sprawy niezwiązane z wyjazdem do zdarzenia. Kontakt może dotyczyć między innymi dokumentacji po interwencji, zagadnień ochrony przeciwpożarowej albo czynności kontrolno-rozpoznawczych. Przed złożeniem pisma należy ustalić, czy dana sprawa należy do właściwości komendy w Głogowie i do jakiej komórki organizacyjnej je skierować. Inny tryb może dotyczyć właściciela budynku, który otrzymał pismo z komendy, a inny osoby potrzebującej dokumentu na potrzeby ubezpieczyciela. Samo uczestnictwo strażaków w zdarzeniu nie oznacza, że dowolna jednostka wyda dokument od ręki.
Przy pytaniu o zakończoną interwencję należy przygotować datę, dokładny adres i krótki opis zdarzenia. Przy wniosku o dokument mogą być potrzebne dane wnioskodawcy oraz wskazanie, czego dotyczy prośba; zakres wymaganych informacji najlepiej potwierdzić przed złożeniem pisma. Jeżeli sprawa dotyczy kontroli lub pisma otrzymanego z komendy, należy mieć jego numer i datę. Przed osobistą wizytą warto sprawdzić sposób przyjmowania interesantów oraz możliwość przesłania dokumentów drogą elektroniczną lub pocztą. Pozwala to ustalić właściwy tryb bez wizyty, podczas której nie da się załatwić danej sprawy.
Państwowa Straż Pożarna i ochotnicze straże pożarne
Przy ustalaniu właściwego kontaktu trzeba rozróżnić komendę Państwowej Straży Pożarnej od jednostek ochotniczej straży pożarnej. Ochotnicy uczestniczą w działaniach ratowniczych, lecz nie zastępują komendy w prowadzeniu jej spraw urzędowych. Pytania o działalność konkretnej jednostki OSP, na przykład współpracę przy lokalnym wydarzeniu, kieruje się do tej jednostki. Wnioski odnoszące się do czynności komendy należy natomiast adresować zgodnie z informacją przekazaną przez PSP. Jeśli nie wiadomo, kto prowadzi sprawę, podczas kontaktu trzeba podać jej przedmiot i zapytać o właściwy adresat oraz wymagany sposób złożenia dokumentów.